Office - Dicas para Excel

Como a maioria já sabe, o Microsoft Excel é um dos programas de planilha eletrônica mais utilizados do mundo. Por se tratar de um software riquíssimo em recursos, é sempre possível descobrir funcionalidades e truques que podem facilitar bastante a elaboração ou a edição de uma planilha nele.
15 Dicas para Excel 2007

O InfoWester apresenta a seguir uma seleção de 15 dicas para o Excel 2007 (versão em português do Brasil). Para tanto, espera-se que o leitor tenha conhecimentos mínimos do programa para compreender termos como células, linhas e colunas.

Dependendo da dica, ela pode servir também às edições anteriores (e posteriores) do Excel, com possíveis diferenças quanto ao procedimento.

Vamos lá? 

Dica 1: faça o Excel 2007 exibir a data e a hora atual em uma célula

Suponha que você tenha um relatório em Excel que é atualizado constantemente e que, por isso, precisa ser impresso com frequência. O problema é que o documento deve conter a data e a hora em que houve a impressão. Ao invés de digitar essa informação manualmente (e correr o risco de esquecê-la), faça o Excel 2007 colocar essas informações automaticamente. Para isso, basta selecionar a célula que conterá esses dados e digitar a seguinte função: =AGORA(). 

Dica 2: dê "zoom" apenas no conteúdo selecionado

Se você pressionar a tecla Shift de seu teclado e o botão de rolagem de seu mouse para cima, fará com que a visualização de toda a planilha aumente (ou diminua, se você movimentar o botão de rolagem para baixo), como se você estivesse dando "zoom". Isso é útil, por exemplo, para destacar um conjunto de informações dentro da planilha. No Excel 2007, você pode selecionar um conjunto de células e fazer com que o zoom se aplique a essa seleção. Para isso, selecione as células desejadas, vá em Exibição, no topo da janela do programa, e clique no botão Zoom na Seleção. Utilize Shift + botão de rolagem do mouse para aumentar ou diminuir essa visualização. Para fazer com que as células voltem ao tamanho normal de visualização, clique no botão 100%, ao lado do botão Zoom na Seleção. 

Dica 3: imprima os títulos em todas as páginas da planilha

Quando uma planilha, depois de impressa, ocupa mais de uma página, é conveniente que os títulos que descrevem o conteúdo de cada coluna apareçam em cada folha, do contrário, o usuário sempre terá que voltar à primeira página para obter essa informação. Para isso, vá em Layout de Páginas, no topo da janela do Excel, e clique no botão Imprimir Títulos. Na caixa que surgir, na aba Planilha, há um botão no lado direito do campo Linhas a repetir na parte superior. Clique nesse botão e escolha a linha (pode ser mais de uma) que vai ser repetida em cada página e pressione Enter em seu teclado.

Note que nessa mesma caixa é possível escolher colunas a serem repetidas no lado esquerdo. Ainda nesta caixa, repare que há um campo chamado Área de Impressão. Utilize-o para indicar ao Excel 2007 todo o conteúdo que será impresso, dessa forma, evita-se que na impressão saia linhas ou colunas em branco ou que determinado conteúdo não seja impresso. 

Dica 4: mude a cor da interface do Excel 2007

Por padrão, a cor da interface do Excel 2007 é azul, mas se essa cor não te agrada, você pode escolher entre outras duas: prateado e preto. Para isso, clique no Botão Office (o botão redondo no canto superior esquerdo do Excel) e depois clique em Opções do Excel. Na guia Mais Usados, selecione a cor desejada em Esquema de cores.

Note que a alteração de cor se aplica também aos demais programas do Office 2007, como o Word e o PowerPoint. 

Dica 5: deixe textos "inclinados" na planilha

Às vezes, especialmente em títulos laterais, é conveniente deixar o texto "inclinado" para facilitar a compreensão da tabela. Fazer isso é muito simples: selecione as células cujo texto deve ser inclinado, clique nesta seleção com o botão direito do mouse, escolha Formatar Células na janela que surgir e vá à aba Alinhamento. Em Orientação, escolha o grau de inclinação desejado. Você pode escolher uma posição entre 90º e -90º. 

Dica 6: mantenha células visíveis mesmo com rolagem de página

Você viu na dica número 3 que é possível fazer com que linhas de título apareçam em cada página de impressão. Que tal criar um efeito parecido na visualização dos dados no próprio Excel? Esse recurso é especialmente útil quando se tem uma planilha com muitas informações e as células de título acabam não aparecendo quando o usuário faz rolagem de tela para ver os dados que estão abaixo. Para isso, selecione a linha imediatamente inferior às linhas a serem "congeladas". Em nosso exemplo são as linhas 1 e 2, portanto, devemos selecionar a linha 3. Para fazer essa seleção, basta clicar no número da linha ao lado da primeira coluna. Feito isso, vá em Exibição, no topo da janela, clique no botão Congelar Painéis e escolha Congelar Painéis.

Agora basta rolar a planilha para baixo e ver que as linhas "congeladas" sempre são exibidas.

Para tirar o "congelamento", basta voltar ao botão Congelar Painéis em clicar em que Descongelar Painéis. 

Dica 7: obtenha soma, média e outros resultados rapidamente através da Barra de Status do Excel 2007

Uma característica interessante do Excel é a exibição automática de cálculos de soma, média e outros na Barra de Status do programa (a última barra da interface, na parte inferior) cada vez que duas ou mais células são selecionadas. Assim, se você quiser, por exemplo, saber o valor da soma de três células, basta selecioná-las e olhar para a barra.

Se você quiser selecionar células que não estão uma ao lado da outra, faça o seguinte: mantendo a tecla Ctrl de seu teclado pressionada, clique em cada uma das células a serem somadas. O programa irá selecionar todas, mesmo que elas estejam distantes. Em seguida, basta consultar a barra.

Note que você pode personalizar as informações que são exibidas na Barra de Status. Para isso, basta clicar com o botão direito do mouse em cima dela e marcar ou desmarcar as opções desejadas. 

Dica 8: use uma imagem como plano de fundo de sua planilha

Usando combinações de formatação, pode-se obter planilhas com visual agradável e profissional. Mas é possível incrementar ainda mais uma planilha usando uma imagem como plano de fundo (você pode inserir o logotipo de sua empresa, como exemplo). Para isso, basta ir em Layout de Página, no topo da janela do Excel, e clicar no botão Plano de Fundo. O programa exibirá uma caixa onde você pode procurar a imagem em questão. Note que, ao usar esse recurso, talvez seja necessário alterar a formatação dos dados para a sua perfeita visualização.

Caso queira tirar o plano de fundo, basta voltar em Layout de Página e clicar no botão Excluir Plano de Fundo. 

Dica 9: faça o Excel 2007 exibir todas as fórmulas da planilha rapidamente

Você está diante de uma planilha enorme e precisa com urgência localizar a célula que contém uma determinada fórmula. Há um jeito rápido de fazer isso: vá em Fórmulas, no topo da interface do programa, e clique no botão Mostrar Fórmulas (próximo ao canto direito superior). Imediatamente o Excel mostrará as fórmulas das células que as contém, assim você conseguirá encontrar a que procura com mais facilidade. Para fazer o Excel voltar ao modo de exibição anterior, basta clicar no botão novamente. 

Dica 10: insira símbolos especiais em sua planilha

O Excel 2007 permite que você insira uma grande variedade de símbolos em sua planilha. Para isso, selecione a célula que vai receber o símbolo, vá em Inserir e clique no botão Símbolo. Na janela que surgir, selecione a categoria de símbolos que você quiser em Subconjunto, em seguida, escolha o símbolo desejado. Há várias categorias, como Setas, Símbolos de Moeda, Operadores Matemáticos, Grego Estendido, entre outros. 

Dica 11: insira numeração automática de páginas no Excel 2007

No Word é muito fácil inserir número de página, mas o procedimento no Excel é um pouco mais trabalhoso, mas perfeitamente possível. Para conseguir isso, vá em Inserir, no topo da janela do programa, e clique no botão Cabeçalho e Rodapé. O Excel exibirá um novo menu de botões em sua parte superior e, provavelmente, deixará uma campo no cabeçalho da planilha já aberto. Se você quiser inserir um número de página aí, basta clicar no botão Número de Página. No entanto, se você quiser que essa informação apareça no rodapé, clique no botão Ir para Rodapé e, em seguida, no botão Número de Página.

Repare que, por padrão, o Excel abre a parte central do cabeçalho/rodapé para inserção de dados. Mas, se você quiser alinhar a numeração à esquerda ou a direita, é só clicar nesses respectivos espaços.

Quando você terminar esse procedimento, é possível que o Excel exiba a planilha em um modo de visualização diferente. Para voltar ao modo anterior, vá em Exibição, no topo da janela, e clique no botão Normal (geralmente, o primeiro da esquerda para a direita).

Para visualizar a numeração de páginas, clique no Botão Office (o botão redondo no canto esquerdo superior), vá em Imprimir e escolha Visualização de Impressão. 

Dica 12: oculte a Faixa de Opções para obter mais espaço para visualização

O Office 2007 trouxe um grande avanço na interface em relação às versões anteriores da suíte da Microsoft, mas há quem ache que a Faixa de Opções (a barra superior onde aparece a maioria dos botões) ocupa muito espaço na tela. Se esse é o seu caso ou se você acha conveniente ter mais espaço para visualização, oculte a Faixa de Opções. Para isso, dê dois cliques seguidos com o botão esquerdo do mouse no nome de qualquer divisão dessa barra (Início, Inserir, Layout da Página, etc). Repare que, depois disso, os botões ficarão ocultos.

Para fazer com que apareçam, basta clicar uma única vez com o botão esquerdo do mouse no menu desejado. Quando você clicar em qualquer célula, os botões se ocultarão automaticamente. Para desativar esse recurso, dê dois cliques em qualquer nome de menu novamente. 

Dica 13: crie botões de atalhos para os recursos que você mais utiliza

A primeira barra do Excel exibe no canto esquerdo, ao lado do Botão Office, botões para os seguintes recursos: Salvar, Desfazer e Refazer. Essa barra se chama Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Tal como o nome sugere, você pode usá-la para acessar rapidamente os recursos que mais utiliza. Para isso, o ideal seria ter ali os botões dessas funcionalidades, não é mesmo? Para adicioná-los, clique no Botão Office e, em seguida, no botão Opções do Excel. Vá em Personalizar e, na área da esquerda, selecione os recursos que deseja adicionar à barra. Para cada um, clique no botão Adicionar, ao meio. As funcionalidades adicionadas aparecerão em uma área à direita. Se quiser remover alguma delas, selecione-a e clique Remover. Quando finalizar, clique em Ok. 

Dica 14: antes de compartilhar uma planilha, faça o Excel 2007 inspecionar o arquivo

Se você precisa enviar uma planilha do Excel para um colega de trabalho, para um cliente, etc, é importante verificar se não deixou algo que não deve ser acessado por outra pessoa no documento. Para isso, vá ao Botão Office, no canto superior esquerdo, selecione Preparar e clique em Inspecionar Documento. O Excel perguntará que tipo de conteúdo deve ser procurado, como comentários, dados em XML, planilhas ocultas, entre outras. Selecione os itens desejados e clique em Inspecionar.

Na tela seguinte, o programa informará quais as informações encontradas e dará a você a opção de removê-las. 

Dica 15: utilize modelos prontos de vários tipos de planilha

O Excel 2007 conta com alguns modelos de planilha, como um que permite ao usuário anotar dados para controlar sua pressão sanguínea, outro para controle financeiro pessoal, enfim. No entanto, a Microsoft oferece uma enorme variedade de modelos disponíveis na internet. Para ter acesso a esse modelos e aos modelos já instalados no Excel 2007, basta abrir o programa, clicar no Botão Office, no canto superior esquerdo e, na janela que surgir, selecionar o modelo que deseja através das categorias que são exibidas em uma lista à esquerda. 

Finalizando

O Excel 2007 é uma ferramenta bastante ampla, mas como as dicas acima demonstram, não é de difícil utilização. Com alguns poucos cliques, é possível executar uma série de procedimentos e obter excelentes resultados. No entanto, para se ter um bom nível de conhecimento da ferramenta é necessário prática, por isso, explore o programa, experimente fórmulas e funções, construa gráficos e use a internet sempre que surgir dúvidas.

Clique aqui para download das dicas com figuras em PDF.

Fonte: www.infowester.com

15 Dicas para Excel 2003

Seleção de 15 dicas para o Microsoft Excel. O objetivo é fazer com que o leitor consiga ter mais agilidade em seu trabalho com essa poderosa ferramenta. A versão usada pelo InfoWester é o Excel 2003, mas boa parte das dicas funciona em outras versões.

1 - Deixe títulos em inclinação de até 90º

No Excel é possível deixar o conteúdo das células na vertical. Além disso, pode-se escolher o grau de inclinação. Para isso, selecione as células desejadas, vá em Formatar / Células..., na guia Alinhamento vá à caixa Orientação e digite a quantidade de graus. Você também pode arrastar a linha posicionada à frente da palavra "Texto" para cima ou para baixo para determinar a inclinação. Clique em Ok e veja o resultado.

2 - Preencha automaticamente células em branco

Suponha que você seja um professor e esteja inserindo as notas da prova de seus alunos numa planilha. Ao final, você notou que 10 alunos faltaram e, portanto, deverão fazer a avaliação noutra data. Para não ter que ir no campo do aluno e colocar "Faltou", faça isso uma única vez e peça ao Excel para preencher o resto automaticamente. Para isso, selecione a coluna ou o conjunto de células em questão e pressione o botão F5 de seu teclado. Na caixa que surgir, clique no botão Especial... e escolha a opção Em branco. Digite a palavra "Faltou" e depois pressione ao mesmo tempo as teclas Ctrl e Enter de seu teclado. Repare que o Excel preencherá sozinho as células que ficaram em branco.

3 - Dividindo os valores de um conjunto de células ao mesmo tempo

Suponha que você tenha uma coluna com valores e que estes devem ser divididos por um número qualquer, por exemplo, 2. Escolha uma célula vazia e digite 2 nela. Em seguida, selecione essa mesma célula, vá em Editar e escolha Copiar (ou pressione ao mesmo tempo as teclas Ctrl e C em seu teclado). Depois, selecione as células a serem divididas, vá em Editar, escolha Colar Especial... e em Operação, acione a opção Divisão. Repare que é possível realizar outras operações, como adição, multiplicação e subtração.

4 - Coloque sublinhado duplo no conteúdo de uma célula rapidamente

Nas opções de formatação do Excel, o botão de sublinhado duplo fica desativado por padrão. Embora seja possível ativá-lo (basta clicar com o botão direito do mouse sobre a Barra de Ferramentas, escolher o item Personalizar, ir na guia Comandos e em Categorias escolher Formatar; na caixa ao lado, selecione o botão Sublinhado Duplo), pode-se inserir sublinhado duplo no conteúdo de uma célula de maneira rápida: selecione a célula, pressione o botão Shift do teclado e, ao mesmo tempo, o botão Sublinhado na Barra de Formatação.

5 - Impeça alterações na planilha

Se você precisa distribuir uma planilha, mas gostaria que ela não fosse modificada para evitar futuros problemas, basta protegê-la. Para isso, vá em Ferramentas / Proteger / Proteger Planilha.... Na caixa que surgir, insira uma senha no campo correspondente. Repare que há também uma lista onde você pode selecionar o que os usuários podem fazer. Pressione Ok e veja que somente desprotegendo o documento é que será possível editá-lo. Note que a proteção é aplicada apenas à planilha atual.

6 - Acesse determinada planilha rapidamente, se tiver muitas

Suponha que você tenha um documento do Excel com várias planilhas e que, por isso, algumas ficam ocultas, sendo necessário usar as setas no canto inferior esquerdo para acessá-las. Um jeito mais eficiente de localizar uma planilha escondida, é clicando com o botão direito do mouse sobre as setas e escolhendo a planilha desejada, como mostra a imagem abaixo.

7 - Edite sem apagar o conteúdo anterior

Suponha que você localizou uma célula que contém uma palavra incompleta, por exemplo, "infoweste". Se você selecionar essa célula e começar a digitar, o conteúdo antigo será apagado e você terá que escrever tudo novamente. No entanto, se você pressionar o botão F2 em seu teclado antes de começar a digitar, o Excel "jogará" o cursor para o final da palavra e assim você poderá continuá-la de onde parou. Em nosso exemplo, selecionamos a célula com a palavra "infoweste", pressionamos F2 e inserimos a letra r que faltava, deixando o nome digitado na forma correta: "infowester".

8 - Numere automaticamente

Suponha que você tenha que numerar uma coluna indo do número 1 ao 10. Em vez de digitar cada número individualmente, faça o Excel numerar as células automaticamente. Para isso, na primeira célula insira o número 1. Na segunda célula digite o número 2. Em seguida, selecione ambas as células e clique no pequeno quadrado que se forma no canto inferior direito da seleção. Arraste-o para baixo até que a célula de número 10 seja atingida. Esse truque também funciona com meses, dias da semana e alfabeto.

9 - Veja rapidamente o valor de uma soma/subtração/média/etc

Para ver o valor de uma soma de um conjunto de células, basta selecioná-las e olhar o resultado na barra de rodapé do Excel. Clicando com o botão direito do mouse sobre essa barra, pode-se escolher uma operação diferente da soma, como subtração, valor máximo, valor mínimo, média, entre outros.

10 - Use formatações pré-feitas

Criou uma planilha de dados, mas está sem tempo para criar uma formatação atraente? Selecione os dados em questão, vá em Formatar / AutoFormatação e escolha um modelo existente. Se quiser escolher sobre quais itens a formatação será aplicada, clique no botão Opções da janela AutoFormatação. Surgirá a caixa Formatos a aplicar.

11 - Distingua as planilhas por cores

Se seu arquivo do Excel possui várias planilhas, você pode mudar a cor da guia de cada uma para localizá-las rapidamente. Para isso, clique com o botão direito do mouse sobre a guia de qualquer planilha, escolha a opção Cor da guia e marque a cor desejada.

12 - Visualize antes de salvar como HTML

A planilha que você está criando precisa ser salva em formato HTML? Você pode visualizar o arquivo nesse formato antes de salvá-lo. Para isso, vá em Arquivo e escolha a opção Visualizar página da Web. O Excel mostrará a planilha no Internet Explorer.

13 - Escolha para onde ir ao pressionar Enter

Por padrão, o Excel aciona a célula de baixo quando o botão Enter é pressionado. Você pode fazer com que o Excel se direcione para a célula à esquerda, à direita ou acima. Para isso, vá em Ferramentas / Opções e na guia Editar procure o item Mover seleção após Enter. Escolha a opção desejada na caixa Direção.

14 - Insira data ou hora rapidamente

Para inserir a data atual numa célula do Excel, pressione ao mesmo tempo as teclas Ctrl e ;. Para inserir a hora atual, pressione ao mesmo tempo as teclas Ctrl e : (dois pontos). Note que em muitos teclados os símbolos ; e : ficam na mesma tecla, sendo : ativado com o uso do botão Shift. Se for este o seu caso, pressione Ctrl mais Shift mais o botão dos símbolos ; e :.

15 - Faça zoom com o mouse

Se seu mouse possui um botão de rolagem (um botão giratório que fica entre os botões esquerdo e direito) é possível usá-lo para aumentar ou diminuir o zoom da planilha. Para isso, pressione a tecla Ctrl em seu teclado e acione o botão de rolagem para baixo ou para cima. Essa dica vale para outros aplicativos, como o Word, Internet Explorer, Mozilla Firefox, etc.

Clique aqui para download das dicas com figuras em PDF.

Fonte: www.infowester.com